7 เทคนิคการจัดการออเดอร์ออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

การจัดการออเดอร์ออนไลน์ ถือเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญของการทำธุรกิจในยุคดิจิทัลเป็นอย่างมาก เพราะใครๆ ก็หันมาทำธุรกิจอีคอมเมิร์ซและขายของกันผ่านช่องทางออนไลน์เป็นส่วนใหญ่ และเมื่อการขายออนไลน์เติบโตอย่างก้าวกระโดด การจัดการออเดอร์ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จและการเติบโตของธุรกิจในปัจจุบันเป็นอย่างมาก ซึ่งในบทความนี้เราจะพามาทำความรู้จักกับการจัดการออเดอร์ ข้อดี รวมไปถึงเทคนิคการจัดการออเดอร์ออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อให้ซื้อง่ายขายคล่องทั้งลูกค้าและพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์

การจัดการออเดอร์ออนไลน์ คืออะไร?

การจัดการออเดอร์ออนไลน์ คือ การจัดการคำสั่งซื้อผ่านช่องทางออนไลน์ที่ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนที่ลูกค้าทักแชทเข้ามาสอบถามเกี่ยวกับสินค้าหรือสั่งซื้อสินค้า ไปจนถึงขั้นตอนที่ลูกค้าจ่ายเงินสั่งซื้อสินค้าเป็นที่เรียบร้อย ขั้นตอนที่ร้านรับออเดอร์ และขั้นตอนสุดท้ายที่ทางร้านจัดส่งสินค้าถึงมือลูกค้า แต่ถ้าหากมีการคืนสินค้า กระบวนการนี้จะถือว่าไม่สิ้นสุด เพราะการจัดการออเดอร์ออนไลน์จะเสร็จสิ้นได้ก็ต่อเมื่อ ร้านจะส่งสินค้ากลับไปยังลูกค้าและปิดบทสนทนากับลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้วเท่านั้น

และแน่นอนว่า ก่อนที่เราจะไปพูดถึงเทคนิคการจัดการออเดอร์ออนไลน์เราก็จะต้องไม่พลาดที่จะทำความรู้จักกับข้อดีของการจัดการออเดอร์ที่มีประสิทธิภาพกันก่อน

ข้อดีของการจัดการออเดอร์ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจ

• ลูกค้าประทับใจ เมื่อร้านค้าออนไลน์ของคุณสามารถรับและจัดการออเดอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือการรับและจัดการออเดอร์โดยที่ไม่มีข้อผิดพลาดหรือผิดพลาดน้อยที่สุด ลูกค้าก็จะสามารถสั่งซื้อและได้รับสินค้าเร็ว ทำให้ลูกค้าได้ประสบการณ์การซื้อของออนไลน์ที่ง่ายและรวดเร็ว และเมื่อการซื้อขายเป็นไปอย่างราบรื่นแล้ว ลูกค้าก็จะประทับใจการซื้อของกับร้านออนไลน์ของคุณ ซึ่งเป็นการเพิ่มโอกาสให้ลูกค้ากลับมาอุดหนุนร้านอีกครั้งและร้านยังมีแนวโน้มเพิ่มฐานลูกค้าขาประจำให้กับร้านได้มากขึ้นอีกด้วย
• ลดความยุ่งเหยิง ประหยัดเวลา เมื่อร้านมีการวางแผนสำหรับกระบวนการสั่งซื้อและการจัดการออเดอร์แล้ว ทั้งแอดมินและพนักงานในร้านก็จะรู้ว่าสินค้าอยู่ไหนและต้องทำยังไงบ้างเมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าผ่านช่องทางออนไลน์ของร้าน ทำให้การทำงานมีระเบียบและสามารถจัดการทุกอย่างได้ง่ายขึ้น คุณจึงขายได้อย่างมีประสิทธิภาพและขายได้อย่างรวดเร็ว ซึ่ง แน่นอนว่าเมื่อขั้นตอนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วแล้วลูกค้าก็จะได้รับสินค้าที่สั่งซื้อออนไลน์เร็วขึ้นเช่นกัน
• จัดการคลังสินค้าได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณสามารถวางแผนและจัดการออเดอร์ออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทางร้านออนไลน์ของคุณ ก็จะสามารถติดตามสต็อกสินค้าและจัดการคลังสินค้าได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น จะรู้ได้ทันทีว่าสินค้าในคงเหลือเท่าไหร่ ทำให้สามารถตรวจสอบสินค้าและอัพเดตจำนวนสต๊อกสินค้าให้เพียงพอต่อการขายนั่นเอง
• เรียนรู้และปรับปรุงการขาย อีกหนึ่ง ข้อดีของการจัดการออเดอร์ออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ ก็คือ คุณสามารถเรียนรู้ได้ว่าธุรกิจออนไลน์ของคุณมีข้อบกพร่องตรงไหน และสามารถนำข้อบกพร่องนั้นมาพัฒนาปรับปรุง เพื่อให้เกิดผลดีต่อธุรกิจออนไลน์ของคุณในลำดับถัดไปได้

7 เทคนิคการจัดการออเดอร์ออนไลน์

รู้ข้อดีของการจัดการออเดอร์ออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพกันไปแล้ว คราวนี้เรามาดูกันดีกว่าว่า จะมีเคล็ดลับไหนที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจหรือพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์เช่นคุณ จัดการออเดอร์หรือคำสั่งซื้อออนไลน์ได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1.  มีระบบการทำงานที่เข้าใจง่ายและเป็นระเบียบ

ระบบการทำงานเป็นระเบียบชัดเจนจะช่วยให้ร้านประมวลผลคำสั่งซื้อและจัดการออเดอร์ที่เข้ามาได้ง่ายขึ้น โดยระบบการทำงานที่ว่านี้รวมถึงแนวทางการตอบแชทลลูกค้าสำหรับแอดมิน การออกแบบวางแผนพื้นที่จัดเก็บสินค้าและพื้นที่จัดเตรียมส่งสินค้า และแนวทางการทำงานร่วมกันของพนักงานแต่ละฝ่าย เป็นต้น หรือจะใช้ระบบการจัดการออเดอร์ เพื่อดำเนินการคำสั่งซื้อออนไลน์ต่างๆ ให้รวดเร็วยิ่งขึ้นก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการจัดการออเดอร์ได้ และวิธีนี้ยังช่วยประหยัดเวลาในการขายรวมถึงจัดการออเดอร์ลูกค้าได้อีกด้วย

2.  บริการลูกค้าด้วยความเป็นมืออาชีพ

ออเดอร์หรือคำสั่งซื้ออาจจะมาจากหลากหลายช่องทางออนไลน์ เช่น เฟสบุ๊ค, ไอจี, LINE, Shopee หรือ Lazada เป็นต้น ซึ่งปกติแล้วร้านจะมีทีมแอดมินตอบแชทลูกค้า และเพื่อให้การรับออเดอร์ออนไลน์เป็นไปอย่างราบรื่น ร้านควรกำชับพนักงานให้บริการลูกค้าอย่างตั้งใจ มีความเป็นมืออาชีพ และตอบแชทลูกค้าให้เร็ว เพื่อไม่ให้พลาดโอกาสในการขายและปิดการขายได้ง่ายขึ้น หรือถ้าอยากตอบแชทได้เร็วขึ้น ก็ลองหาโปรแกรมรวมแชทที่สามารถรวมแชททุกช่องทางไว้ในที่เดียวมาใช้งาน เพื่อให้สามารถตอบแชทได้ในทันที ไม่ต้องล็อกอินหลายๆ แอพให้เสียเวลา แถมยังไม่ต้องให้ลูกค้ารอนาน

3.  รู้ทันจำนวนสินค้า

ไม่ว่าจะขายออนไลน์ในแพลตฟอร์มไหน คุณต้องรู้ทันจำนวนสต๊อกสินค้าของร้านค้าออนไลน์อยู่เสมอ คือรู้ว่าสินค้าไหน มีจำนวนเหลือเท่าไหร่เพื่อให้แน่ใจว่ามีสินค้าพอขายตลอดเวลา ของไม่ขาดสต๊อก และทีมแอดมินและคนที่เกี่ยวข้องกับการขายจำเป็นจะต้องรู้ข้อมูลจำนวนสต๊อกสินค้า เพื่อป้องกันไม่ให้ขายสินค้าที่ไม่มีอยู่จริงและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ เช่น ลูกค้าโอนเงินค่าสินค้า แต่สินค้าไม่มีอยู่จริง ลูกค้าก็จะเสียหายและทางร้านเองก็จะมีชื่อเสียงไม่ดีตามไปด้วย และถ้าเกิดลูกค้าคนนั้นเป็นคนมีชื่อเสียงหรือเป็นที่รู้จักในวงกว้างแล้วนำประสบการณ์ที่ไม่ดีไปบอกต่อ ร้านคุณก็จะเสียหายและอาจจะขายไม่ได้เลยก็เป็นได้ ข้อนี้จึงสำคัญและควรระวังเป็นอย่างมาก

4.  การยืนยันการชำระเงิน

ทุกครั้งที่ลูกค้าสั่งซื้อสินค้าออนไลน์หรือช่องทางออนไลน์ของร้าน คุณจะต้องแจ้งการยืนยันการชำระเงินกับลูกค้า เช่น หากลูกค้าส่งสลิปการโอน ก็ควรตรวจสอบและยืนยันการชำระเงินพร้อมสรุปออเดอร์ของลูกค้าอีกครั้งในทันที หรือไม่เช่นนั้นก็สามารถตั้งข้อความยืนยันการชำระเงินพร้อมข้อความขอบคุณสำหรับคำสั่งซื้อได้ วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องปวดหัวหรือมัวคิดว่าร้านจะได้รับเงินหรือยืนยันคำสั่งซื้อหรือเปล่า ทั้งยังช่วยให้ลูกค้าอุ่นใจว่าของจะถูกจัดส่งถึงมือในไม่ช้า ทั้งนี้อย่าลืมระบุระยะเวลาการจัดส่งและส่งลิงก์ติดตามพัสดุให้เรียบร้อยเมื่อจัดส่ง ลูกค้าจะได้ไม่ต้องคอยเช็คออเดอร์เองให้เหนื่อย

5.  แพ็คของและจัดส่งให้เร็วที่สุด

เมื่อยืนยันการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการแพ็คของและจะส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยทางร้านจะต้องดำเนินการให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้ลูกค้าได้รับสินค้าในระยะเวลาที่ระบุไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อที่อยู่ และข้อมูลในการจัดส่งถูกต้อง ถ้าหากมีการเปลี่ยนแปลงหรือเกิดความล่าช้าก็ต้องแจ้งให้ลูกค้ารับทราบ ลูกค้าจะได้รู้ความเคลื่อนไหวในการจัดส่งและไม่ต้องรอสินค้าเก้อ

6.  ให้ความสำคัญกับขั้นตอนการแพ็คของ

เพื่อให้การจัดการออเดอร์ออนไลน์และการจัดส่งสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น ทางร้านจะต้องให้ความสำคัญกับการแพ็คของส่งลูกค้าด้วย เช่น ใช้กล่องที่มีขนาดพอดี ไม่เล็กหรือใหญ่จนเกินไปเพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าภายในเสียหาย หากเป็นสินค้าแตกหักง่าย ควรใช้บับเบิ้ลห่อสินค้า เพื่อลดแรงกระแทกระหว่างขนย้าย จากนั้นก็ใช้สายรัดหรือติดเทปกาว เพื่อไม่ให้สินค้าเคลื่อนที่และป้องกันการแตกหักระหว่างการจัดส่ง

7.  คุมต้นทุนค่าจัดส่งให้เป็น

การจัดการออเดอร์ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีผลดีทั้งต่อตัวลูกค้าและทางร้าน คือนอกจากทางร้าน จะสามารถรับคำสั่งซื้อและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้อย่างรวดเร็วแล้ว ทางร้านเองก็จะต้องสามารถคุมต้นทุนค่าจัดส่งไม่ให้สูงจนเกินไปด้วย เช่น เมื่อร้านค้fาออนไลน์ของคุณขยายตัวเติบโตมากยิ่งขึ้น คุณก็จะมีออเดอร์หรือคำสั่งซื้อเพิ่มมากขึ้น ซึ่งทางร้านก็อาจจะต้องหาบริษัทขนส่งที่มีราคากันเองหรือไม่ก็หาทีมงานจัดส่งสินค้าเองก็อาจจะประหยัดได้มากขึ้น และเพื่อลดค่าขนส่ง คุณอาจจะต้อง เลือกซื้อกล่องพัสดุและวัสดุแพคของจากเจ้าที่ราคาถูกและมีคุณภาพ หรือเลือกค่าขนส่งแบบคงที่เพื่อให้คุ้มต่อการจัดส่งออเดอร์

พร้อมจัดการออเดอร์ออนไลน์ร้านคุณหรือยัง?

และทั้งหมดนี้ก็คือเทคนิคการจัดการออเดอร์ออนไลน์ที่ร้านสามารถนำไปใช้ได้ทันที โดยจะเริ่มตั้งแต่การทำงานที่เป็นระบบ การให้บริการลูกค้า การรู้ทันจำนวนสต๊อกสินค้า ไปจนถึงขั้นตอนการยืนยันการชำระเงิน การแพ็คของ และการจัดส่งสินค้า

ทั้งนี้หากคุณต้องการจัดการออเดอร์ได้เร็วและง่ายตั้งแต่ขั้นตอนแรกที่ลูกค้าทักแชท ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมรวมแชทที่จะช่วยให้คุณรู้เท่าทันและตอบแชทจากแพลตฟอร์มต่างๆ ได้ในที่เดียว วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการตอบแชทและนำลูกค้าไปยังขั้นตอนการสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายขึ้น สามารถ ข่าวดี! สามารถทดลองใช้งานโปรแกรมหรือรวมแชทและฟีเจอร์อื่นๆ ของ Zaapi ได้ฟรีแล้วตอนนี้!

‍

สิทธิพิเศษสำหรับลูกค้าใหม่ ทดลองใช้ระบบรวมแชทบน Zaapi ฟรี 7 วัน คลิกเลย

‍

{{cta-button="/cms-injection-content"}}

‍

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับ Zaapi

หากมีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานฟีเจอร์ สามารถติดต่อเราได้ผ่านช่องทาง

·   LINE OA: @zaapi

·   Facebook Page: Zaapi Thailand

·   Tel: 096-927-1729

‍

Chat, Sell, Scale - The All-in-One Conversation and Commerce Hub