Zaapi Open API คืออะไร? วิธีเชื่อม CRM และระบบอื่นให้ทีมบริการลูกค้าทำงานง่ายขึ้น

Zaapi Open API คือช่องทางเชื่อม Zaapi กับ CRM และซอฟต์แวร์อื่น เพื่อเรียกดูข้อมูล อัปเดตข้อมูลลูกค้า และตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติระหว่างระบบ เช่น นำระดับสมาชิกหรือชื่อเซลส์ผู้ดูแลจาก CRM มาแสดงในโปรไฟล์ลูกค้าบน Zaapi ให้แอดมินใช้ประกอบการตอบแชทได้สะดวกขึ้น

API รองรับข้อมูลหลายประเภท ทั้งผู้ติดต่อ บทสนทนา เคสลูกค้า (ticket) และข้อความ รวมถึงการส่งข้อความตัวอักษรตามข้อกำหนดของช่องทาง ส่วน Webhook ช่วยแจ้งระบบอื่นเมื่อมีเหตุการณ์ใน Zaapi เช่น มีข้อความใหม่ เพื่อให้ระบบที่เชื่อมต่อทำงานต่อ ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้

Zaapi Open API ใช้งานได้ในแพ็กเกจ Advanced

ลองนึกถึงลูกค้าที่ทักมาถามเรื่องออเดอร์ หากข้อมูลระดับสมาชิกและเซลส์ผู้ดูแลอยู่ใน CRM แอดมินอาจต้องสลับไปค้นหาอีกระบบ การเชื่อม CRM กับ Zaapi ช่วยนำข้อมูลที่จำเป็นมาไว้ในโปรไฟล์ลูกค้า ลดขั้นตอนค้นหาและคัดลอกข้อมูลซ้ำระหว่างตอบแชท

Zaapi Open API ใช้ทำอะไรได้บ้าง?

เริ่มจากงานที่ทีมทำด้วยมืออยู่เป็นประจำ เช่น อัปเดตข้อมูลลูกค้า แจ้งเรื่องเร่งด่วน หรือสร้างงานติดตามให้คนที่รับผิดชอบ

แต่ละเวิร์กโฟลว์ต้องกำหนดแหล่งข้อมูล เงื่อนไขการทำงาน และระบบปลายทางที่รองรับการกระทำนั้น การเชื่อม API เป็นส่วนหนึ่งของงาน ส่วนกติกาว่าควรทำอะไรเมื่อเกิดเหตุการณ์แต่ละแบบเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องกำหนด

ต้องตั้งค่าสิทธิ์ API อย่างไร?

เอกสาร API ปัจจุบัน แบ่งการทำงานเป็นหลายกลุ่ม ดังนี้

แต่ละงานต้องใช้สิทธิ์ที่เหมาะสม เช่น หากต้องการดูข้อมูล ให้ใช้สิทธิ์อ่าน หากต้องการอัปเดตข้อมูล ต้องมีสิทธิ์แก้ไขสำหรับงานนั้นด้วย สำหรับข้อมูลผู้ใช้ ป้ายกำกับ (label) ทีม และบัญชีช่องทางที่เชื่อมต่อ ปัจจุบัน API อ่านข้อมูลได้เท่านั้น ส่วนสิทธิ์แก้ไขที่ใช้ชื่อว่า write ในหมวดเหล่านี้เตรียมไว้สำหรับอนาคต จึงยังใช้สร้างหรือแก้ไขข้อมูลไม่ได้ ดูรายละเอียดได้ที่ รายการสิทธิ์ของ Zaapi Open API

นำข้อมูลลูกค้าจาก CRM มาแสดงใน Zaapi ได้อย่างไร?

คุณสามารถใช้ Zaapi Open API ค้นหาลูกค้าและนำข้อมูลจาก CRM มาอัปเดตในฟิลด์ของโปรไฟล์ลูกค้าได้ โดยเลือกข้อมูลที่ทีมต้องใช้ เช่น ประเภทลูกค้า ระดับสมาชิก หรือเซลส์ผู้ดูแล

ตัวอย่างเช่น หากใช้ ZORT เป็นระบบต้นทาง และระบบที่คุณใช้อยู่เปิดให้ดึงข้อมูลเหล่านี้ได้ คุณอาจนำข้อมูลต่อไปนี้มาแสดงใน Zaapi:

• ประเภทลูกค้า: VIP
• ระดับสมาชิก: Gold
• รหัสลูกค้า: CUST-1042
• เซลส์ผู้ดูแล: John

ขั้นตอนหลักมี 4 ขั้นตอน:

1. สร้างฟิลด์ใน Zaapi สำหรับข้อมูลที่ต้องการ เช่น ระดับสมาชิกและเซลส์ผู้ดูแล
2. จับคู่ข้อมูลระหว่างระบบ กำหนดว่าข้อมูลแต่ละรายการจากต้นทางจะใส่ในฟิลด์ใดของ Zaapi
3. ค้นหาและตรวจสอบลูกค้า ยืนยันว่าเป็นคนเดียวกันก่อนอัปเดต
4. ส่งข้อมูลเข้า Zaapi ผ่าน API เพื่อให้ทีมเห็นรายละเอียดในโปรไฟล์ลูกค้า

ตัวอย่างนี้เป็นแนวทางเชื่อมต่อผ่าน API โดยต้องตรวจสอบวิธีดึงข้อมูลจาก ZORT และตั้งค่าการเชื่อมต่อก่อนใช้งาน

ก่อนเริ่ม ควรตกลงว่าข้อมูลแต่ละอย่างจะอ้างอิงจากระบบไหน เช่น หาก CRM เป็นระบบที่กำหนดระดับสมาชิก ให้ใช้ค่าใน CRM เป็นข้อมูลหลัก แล้วส่งมาอัปเดตใน Zaapi วิธีนี้ช่วยให้ทีมเข้าใจตรงกันว่าควรแก้ข้อมูลที่ไหน และลดโอกาสที่แต่ละระบบจะอัปเดตข้อมูลทับกัน

ใช้ Zaapi ส่งต่องานจากแชทไปยังระบบอื่น

เมื่อเชื่อมต่อและตั้งค่าแล้ว คุณสามารถใช้เหตุการณ์ใน Zaapi เช่น มีข้อความใหม่จากลูกค้า เพื่อเริ่มงานใน Slack, CRM หรือเครื่องมือจัดการงานได้

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าส่งข้อความขอยกเลิกออเดอร์ ระบบที่เชื่อมต่อสามารถตรวจข้อความตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ แล้วแจ้งทีมดูแลออเดอร์ผ่าน Slack หรือสร้างงานใน CRM เพื่อให้มีคนติดตามต่อ ข้อความแจ้งเตือนควรมีข้อมูลสำคัญ ได้แก่ ลูกค้าต้องการอะไร ใครรับผิดชอบ และต้องทำอะไรต่อ ส่วนการยกเลิกออเดอร์จริงยังต้องดำเนินการผ่านระบบออเดอร์ตามขั้นตอนของธุรกิจ

Zaapi ใช้ Webhook เพื่อแจ้งระบบอื่นเมื่อมีเหตุการณ์ที่เลือกไว้ เช่น มีข้อความเข้า มีการมอบหมายเคสให้แอดมิน หรือ AI ส่งต่อแชท จากนั้นระบบที่เชื่อมต่อจะทำงานตามเงื่อนไขที่คุณกำหนด ดูเหตุการณ์ที่รองรับได้ใน เอกสาร Webhooks ของ Zaapi

API กับ Webhook ต่างกันอย่างไร?

API ใช้เรียกดูหรืออัปเดตข้อมูล ส่วน Webhook ใช้แจ้งเมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้น

• Zaapi Open API: ให้ระบบอื่นเรียกข้อมูลหรือส่งคำสั่งที่ Zaapi รองรับ เช่น นำระดับสมาชิกจาก CRM มาอัปเดตในโปรไฟล์ลูกค้า
• Zaapi Webhook: ให้ Zaapi แจ้งระบบอื่นเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่เลือกไว้ เช่น มีข้อความใหม่จากลูกค้า เพื่อเริ่มขั้นตอนถัดไป

ตัวอย่างการนำข้อมูล CRM เข้า Zaapi:

ข้อมูลใน CRM เปลี่ยน → ระบบเชื่อมต่อเรียก Zaapi Open API → โปรไฟล์ลูกค้าได้รับการอัปเดต

ตัวอย่างการแจ้งทีมเมื่อมีเรื่องที่ต้องติดตาม:

มีข้อความเข้า Zaapi → Webhook แจ้งระบบเชื่อมต่อ → ตรวจเงื่อนไข → ส่งแจ้งเตือนใน Slack หรือสร้างงานใน CRM

คุณสามารถใช้ทั้งสองอย่างร่วมกันได้ เช่น รับ Webhook เมื่อมีข้อความเข้า สร้างงานติดตามใน CRM แล้วเรียก API เพื่อเพิ่มโน้ตภายใน Zaapi ให้ทีมรู้ว่าส่งเรื่องต่อไปแล้ว โดยต้องตั้งค่าแต่ละขั้นตอนให้ทำงานเชื่อมกัน

เริ่มใช้งาน Zaapi Open API อย่างไร?

Zaapi Open API ใช้งานได้ในแพ็กเกจ Advanced โดยเจ้าของร้านหรือแอดมินสามารถสร้าง API key ซึ่งเป็นรหัสสำหรับให้ระบบที่เชื่อมต่อยืนยันสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใน Zaapi

ขั้นตอนเริ่มต้นมีดังนี้:

1. ไปที่ Settings → Developers → Add API key
2. ตั้งชื่อให้จำได้ว่า key นี้ใช้กับงานอะไร
3. เลือกสิทธิ์ที่จำเป็น เช่น อ่านข้อมูลลูกค้าหรืออัปเดตฟิลด์ลูกค้า
4. สร้าง key แล้วเก็บไว้ในที่ปลอดภัย เพราะระบบจะแสดงรหัสให้เห็นเพียงครั้งเดียว

จากนั้นให้ผู้ดูแลการเชื่อมต่อนำ API key ไปตั้งค่าในระบบหรือเครื่องมือที่ใช้ โดย key มีอายุหกเดือนนับจากวันที่สร้างหรือเปลี่ยนล่าสุด จึงควรกำหนดคนดูแลและเปลี่ยนก่อนหมดอายุ เพื่อให้การเชื่อมต่อทำงานต่อเนื่อง

ดูรายละเอียดได้ที่ คู่มือเริ่มต้นใช้งาน Zaapi Open API

เชื่อม Zaapi ด้วย Zapier, Make หรือ n8n ได้ไหม?

ได้ คุณสามารถใช้ Zaapi Open API ร่วมกับ Zapier, Make และ n8n เพื่อสร้างงานอัตโนมัติได้ จึงไม่จำเป็นต้องพัฒนาแอปใหม่ทั้งหมดในทุกกรณี

ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าให้เครื่องมืออ่านระดับสมาชิกจาก CRM ค้นหาลูกค้าคนเดียวกันใน Zaapi แล้วอัปเดตข้อมูลลงในฟิลด์ที่กำหนด อย่างไรก็ตาม ยังต้องมีผู้ตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึง จับคู่ข้อมูล และทดสอบการทำงาน เครื่องมือเหล่านี้เรียก API ได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกเครื่องมือมีตัวเชื่อม Zaapi สำเร็จรูปให้เลือกใช้ทันที ควรเริ่มจากเครื่องมือที่ทีมคุ้นเคย แล้วตรวจว่ารองรับข้อมูลและขั้นตอนที่ต้องการหรือไม่

ควรเริ่มเชื่อมต่อข้อมูลอะไรกับ Zaapi ก่อน?

เริ่มจากข้อมูลหนึ่งอย่างที่ทีมต้องใช้บ่อยและตรวจสอบผลได้ง่าย เช่น ระดับสมาชิกของลูกค้า

ลองตั้งค่าให้ระบบนำค่า Loyalty Tier จาก CRM มาอัปเดตใน Zaapi แล้วตรวจว่า:

• ข้อมูลไปอยู่ในโปรไฟล์ของลูกค้าคนที่ถูกต้อง
• ระดับสมาชิกตรงกับข้อมูลใน CRM
• ข้อมูลส่วนอื่นของลูกค้าไม่ได้ถูกแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ
• มีผู้รับผิดชอบตรวจสอบเมื่ออัปเดตไม่สำเร็จ

เมื่อทดสอบได้ผลตามที่ต้องการแล้ว จึงค่อยเพิ่มข้อมูลอื่น เช่น ประเภทลูกค้าหรือชื่อเซลส์ผู้ดูแล

ก่อนเปิดใช้งานจริง ควรตกลงให้ชัดว่าใช้ข้อมูลจากระบบใดเป็นหลัก ต้องอัปเดตบ่อยแค่ไหน และใครดูแลเมื่อการเชื่อมต่อมีปัญหา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Zaapi Open API

Zaapi Open API ใช้แทน CRM ได้ไหม?

ไม่ได้ใช้แทน CRM แต่ช่วยเชื่อม CRM กับ Zaapi เพื่อให้ทีมเห็นข้อมูลลูกค้าที่จำเป็นระหว่างดูแลแชท โดยธุรกิจยังเลือกได้ว่าจะใช้ระบบใดเป็นแหล่งข้อมูลหลักของแต่ละเรื่อง

เชื่อม Zaapi กับ Slack ได้ไหม?

ได้ โดยตั้งค่าให้ระบบที่เชื่อมต่อส่งแจ้งเตือนไปยัง Slack เมื่อมีเหตุการณ์ใน Zaapi ที่ตรงกับเงื่อนไข เช่น มีข้อความที่ต้องให้ทีมติดตามต่อ คุณต้องกำหนดเหตุการณ์ เงื่อนไข และช่อง Slack ปลายทางก่อนใช้งาน

Zaapi Open API ใช้ได้ในแพ็กเกจไหน?

Zaapi Open API ใช้งานได้ในแพ็กเกจ Advanced คำว่า Open API หมายถึงช่องทางสำหรับเชื่อมต่อระบบ ไม่ได้หมายความว่าเป็นบริการฟรีหรือซอฟต์แวร์ Open Source

ใช้ Zaapi Open API ส่งข้อความหาลูกค้าได้ไหม?

ได้ โดยส่งข้อความตัวอักษรไปยังบทสนทนาที่ระบุ ข้อความต้องยาว 1–1,000 ตัวอักษร และเป็นไปตามข้อกำหนดของช่องทางนั้น

ผู้ดูแลควรตรวจสอบผลก่อนลองส่งใหม่ เพราะการเรียกคำสั่งซ้ำอาจทำให้ลูกค้าได้รับข้อความซ้ำ ดูรายละเอียดใน เอกสารส่งข้อความผ่าน Zaapi API

ผู้ดูแลระบบควรเริ่มอ่านเอกสารที่ไหน?

เริ่มจาก Zaapi Open API documentation เพื่อดูวิธีเชื่อมต่อ สิทธิ์ที่ต้องใช้ และคำสั่งที่รองรับ หากต้องการเริ่มงานเมื่อมีเหตุการณ์ใน Zaapi ให้อ่าน คู่มือ Webhooks เพิ่มเติม

เริ่มลดงานซ้ำด้วย Zaapi Open API

เลือกข้อมูลลูกค้าหนึ่งอย่างที่ทีมยังคัดลอกด้วยมือ หรืองานติดตามหนึ่งขั้นตอนที่ต้องส่งต่อระหว่างระบบ แล้วใช้เป็นจุดเริ่มต้นของการเชื่อมต่อ เมื่อทดสอบจนมั่นใจ จึงค่อยขยายไปยังงานอื่นที่ช่วยทีมได้

ดูแพ็กเกจ Advanced ของ Zaapi หากใช้ Advanced อยู่แล้ว ส่ง เอกสาร API ให้ผู้ดูแลระบบเพื่อเริ่มวางแผนการเชื่อมต่อได้